Pautas claras, evento que fluye

"Una de las preguntas más recurrentes a las cuales nos enfrentamos quienes organizamos eventos es sobre la pertinencia o no de contratar a una persona que se encargue del Protocolo. Parece una pregunta retórica, pero no lo es". Escribe Leticia Fernández.

Fecha: 16/05/2016
Autor: Leticia Fernández

Una de las preguntas más recurrentes a las cuales nos enfrentamos quienes organizamos eventos es sobre la pertinencia o no de contratar a una persona que se encargue del Protocolo. Parece una pregunta retórica, pero no lo es.

En los eventos se invierte mucho dinero y, si no se luce o algo sale mal, más que una inversión es un gasto. Es por eso que es tan importante el proceso de planificación, donde entre otras cosas generamos un plan de protocolo.

A simple vista, la percepción de la tarea se asemeja a la del árbitro de fútbol… Si todo sale bien, si nada sale fuera de lo previsto, nadie se acuerda de su presencia. En caso contrario, ya sabemos lo que sucede.

Los uruguayos no estamos muy acostumbrados a ser ordenados como consigna de vida, basta con ver las dificultades en las esquinas señaladas con cartel de Ceda el paso. Quizá allí radica una de las razones por las que muchos no se explican la importancia de contar con un encargado de protocolo que ayude a establecer los aspectos más importantes de ubicación y permanencia de los invitados a un evento.

A veces se asocia al protocolo con algo destinado solamente a eventos muy especiales y no nos damos cuenta que es necesario en todos los órdenes de la vida.

La percepción de un evento cambia si las cosas se hacen bien, ordenadas, prolijas.

Por ejemplo, en el marco de la inauguración del Estadio Campeón del Siglo de Peñarol, uno de los invitados centrales, el presidente del River Plate de Argentina quiso entregarle una plaqueta al presidente aurinegro y sacarse una foto con él. La foto no estaba prevista: se sacó en medio de los reporteros gráficos que cumplían con su función, sin un back, sin una distancia apropiada para lograr el impacto previsto, un momento perdido entre el desorden y la ansiedad.

A la semana siguiente lo notamos en la despedida del ídolo de Nacional Álvaro Recoba, donde el homenajeado muchas veces se mostraba perdido o esperando ser guiado por alguien que le indicara hacia donde debía mirar o donde se tendría que ubicar para recibir la próxima “sorpresa”.

Siempre pongo de ejemplo los cumpleaños infantiles, donde desde que llega el niño hasta que se va sabe exactamente lo que debe hacer: entra, deja el regalo, se saca el calzado, se pone a saltar en la cama elástica, se baja, se calza, pide panchos, se acerca a cantar el feliz cumpleaños en español, en inglés, en perro, se soplan las velitas, come torta, se acerca a la puerta, toma las sorpresitas, se abriga y se va. En ningún momento dudó de lo que debía hacer: pautas claras, evento que fluye.

Todos los eventos deben ser memorables, pero nosotros debemos elegir si queremos que sea recordado por bueno o por malo. Si lo básico está ordenado, más tiempo habrá para crear e innovar.

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Leticia Fernández

Leticia Fernández

Montevideo, 1976. Licenciada en Comunicación Periodística por la Universidad ORT Uruguay.

Consultora en comunicación y docente. Organiza eventos empresariales y sociales.

Escribe como columnista invitada en el Semanario Voces.

Ama el fútbol y conoce al dedillo la ley del offside.